Tietosuojaseloste

Asiakastietorekisteri

Laatimispäivä 2.11.2015

Rekisterinpitäjä

Janakkalan Asunnot Oy
Harvialantie 7 B
14200 Turenki
puh. (03) 680 11
fax. (03) 680 1267

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Arja Jaatinen Harvialantie 7 B 14200 Turenki puh. (03) 680 1313

Rekisterin nimi

Kiinteistö-, asiakas- ja vuokrareskontrajärjestelmäU NES-isännöinti, FIMX

Rekisterin pitämisen peruste

Asiakas- ja asukassuhde, vuokraustoiminta Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus Vuokrasopimusten hallinta, vuokrareskontran ja –perinnän ylläpito. Kiinteistöjen kunnossapito-, huoneistojen vikailmoitus-, korjaus-, tarkastus- ja vaihtotilanteet sekä tiedottaminen ja markkinointi.

Rekisterin tietosisältö Vuokralaisen nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiakasnumero, asiakkuuden alkupvm., edunvalvontatieto, työssä käynti, työsuhteen kesto ja laatu, siviilisääty, vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot. Mahdollisen kanssavuokralaisen nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiakasnumero, asiakkuuden alkupvm., edunvalvontatieto, työssä käynti, työsuhteen kesto ja laatu, siviilisääty, vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot. Mahdollisten muiden asumaan tulevien henkilöiden nimet ja henkilötunnukset.

Säännönmukaiset tietolähteet Vuokra-asuntohakemuslomake liitteineen sekä vuokrasopimus. Tietoja päivitetään mm. ilmoitusten ja vuokrasuhteen aikaisten tapahtumien perusteella. Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös väestörekisteristä. Luottotietoja kerätään ja päivitetään Suomen asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tästä rekisteriselosteesta ilmeneviä tietoja ei luovuteta Janakkalan Asunnot Oy:n ulkopuolelle, pois lukien Janakkalan Asunnot Oy:n puolesta jotain vuokrausliiketoiminnan tai perinnän osaa suorittavat sopimuskumppanit sekä ne tahot, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

a) Manuaalinen aineisto, säilytyspaikka ja suojaaminen: Aineisto säilytetään lukitussa ja valvotussa tilassa.
b) Kiinteistötietojärjestelmään (ATK) tallennetut tiedot/ rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus: Tietoihin on pääsy vain nimetyillä Janakkalan Asunnot Oy:n nimeämillä henkilöillä. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjälle tehtäväkohtaiset käyttöoikeudet. Tiedot on talletettu keskitetysti lukitussa ja valvotussa tilassa ja pääteyhteydet tapahtuvat Janakkalan kunnan suljetussa ja suojatussa verkossa.

Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa rekisteristä itseään koskevat tiedot. Hän voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Tiedon korjaamisoikeus

Asiakas voi pyytää virheellisen tiedon korjaamista, jolloin rekisterinpitäjä päättää tiedon korjaamisesta. Hakemuksessa havaitun virheellisen tiedon voi rekisterinpitäjä korjata, saatuaan oikean tiedon hakijalta tai muulta taholta.

Rekisteröidyn informointi

Vuokra-asuntohakemuslomakkeessa on ilmoitus siitä, että hakijan ilmoittamat tiedot rekisteröidään kiinteistö-, asiakas- ja vuokrareskontrajärjestelmään. Lisäksi vuokra-asuntohakemuslomakkeessa on ilmoitettu, että rekisteriseloste on nähtävänä Janakkalan Asunnot Oy:n toimipisteessä ja Janakkalan Asunnot Oy:n internetsivulla, www.janakkalanasunnot.fi.